Pracownicy jednego z Urzędów Skarbowych oświadczyli, żę przedsiębiorcy wystawiający faktury elektroniczne nie mogą sporządzać korekt i duplikatów faktur w wersji papierowej. Innego zdania są specjaliści zajmujący się tematyką podatkową. Według nich dopuszczalne jest wystawianie faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej w każdym przypadku, gdy dokumenty te ze względów technicznych nie mogą być wystawiane i wysyłane elektronicznie. Dokument taki powinien mieć po prostu załączoną adnotację, informując, że dany duplikat czy korekta została wystawiona do faktury elektronicznej. Przepisy nie regulują tych kwestii tak więc polskie firmy muszą polegać na interpretacjach sporządzonych przez specialistów.

Rozwiązania informatyczne wspierające procesy magazynowe to obecnie niemal standard na polskim rynku. Oprogramowanie magazynowe cieszy się tak dużą popularnością z wielu powodów. Takie aplikacje pozwalają przede wszystkim na przechowywanie i zarządzanie setkami tysięcy dokumentów. Program magazynowy umożliwia wprowadzenie porządku w całej dokumentacji dzięki wykorzystaniu archiwum elektronicznego. Za jego pomocą można efektywnie zarządzać ruchami magazynowymi, takimi jak na przykład dostawa i sprzedaż. Dzięki temu procesy magazynowe zyskują dużą klarowność i precyzyjność.  Poza tym bez większych problemów można dokładnie przebieg oraz efekty prac wykonywanych w magazynie. Program magazynowy może oczywiście działać w sieci i współpracować z innymi rozwiązaniami stosowanymi w przedsiębiorstwie.

Uniwersytet Jagielloński to najlepszy uniwersytet w Polsce według ogólnoświatowego rankingu publikowanego przez The Times Higher Education Supplement. W Światowym Rankingu Uniwersytetów plasuje się pomiędzy miejscem 303 a 401[3]. Jako jedyna uczelnia w kraju, Uniwersytet Jagielloński jest członkiem wielu stowarzyszeń zrzeszających najbardziej prestiżowe uniwersytety świata, m.in. Grupy Coimbra czy Europaeum.Uniwersytet (studium generale) został założony w 1364 w Kazimierzu z fundacji Kazimierza III Wielkiego i odnowiony w 1400 w Krakowie przez Władysława II Jagiełłę z fundacji Jadwigi Andegaweńskiej. W 1817 nadano mu nazwę Jagielloński, by podkreślić jego związki z tą dynastią.

Według artykułu 73, wspomnianej ustawy, elektroniczne faktury muszą być przechowywane w oryginalnej formie i odpowiednio określonym porządku. Poza tym powinny być podzielone  na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze. Archiwum elektroniczne musi być zorganizowane w sposób pozwalający na łatwe i szybkie odnalezienie każdej efaktury. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zwykłe dokumenty handlowe mogą zostać zarchiwizowane w formie elektronicznej jeśli tylko kierownik danej jednostki wyrazi na to zgodę. Oczywiście każda faktura elektroniczna musi zostać zarchiwizowana tak aby w każdej chwili była możliwość jej wydruku.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami posiada  funkcję umożliwiające przesunięcie ‘zaoszczędzonych’ zasobów ludzkich do nowych zadań. Dzięki wdrożeniu systemu wspierającego zarządzanie dokumentami firma zyskuje też możliwość ujednolicenia procedur biznesowych w całej organizacji. Wysokie wymagania stawiane wobec tego typu systemów sprawiają, że po wdrożeniu oprogramowania następuje widoczne podniesienie bezpieczeństwa danych oraz jakości obsługi klienta.

Dzięki tej technologii nie trzeba za każdym razem przegrzebywać przepastnych szaf. Wszystkie dane w błyskawicznym tempie pojawiają się na ekranie naszego komputera. Ponadto elektroniczna archiwizacja dokumentów jest również bardzo ekonomicznym rozwiązaniem. Dzięki temu, że wszystkie dokumenty zapisane są w data center nie trzeba martwić się o przestrzeń biurową która mogłaby pełnić rolę archiwum. Ponieważ wszystkie dokumenty zapisane zostają w formie elektronicznej, zbędne stają się wydatki na papier i drukowanie setek dokumentów. Wszystkie informacje przybierają postać wiązki bitów zapisanych w data center. Archiwum elektroniczne to technologia bardzo bezpieczna. Ważne informacje chronione są przez zaawansowane zabezpieczenia. Te wszystkie cechy sprawiają, że elektroniczna archiwizacja dokumentów cieszy się coraz większa popularnością.

Komunikacja według standardu EDIFACT składa się z kliku etapów. Pierwszym z nich jest przygotowanie danych do dokumentu, następnie plik z tymi danymi jest tłumaczony na format właściwy dla EDIFACT. Po takiej obróbce dokument wysyłany jest do skrzynki nadawczej po to by potem trafić do skrzynki odbiorczej adresata. Gdy trafi on już tam, wszystkie wspomniane czynności dokonują się w odwrotnej kolejności. Ostatecznie adresat otrzymuje zestaw czytelnych dla niego informacji. Jak widać proces komunikacji w tym systemie jest dość prosty i posiada przy tym zalety takie jak redukcja kosztów i oszczędność czasu.

Dzięki elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu dokumenty takie mają wartość taka samą jak te składane w tradycyjny sposób. Elektroniczna skrzynka podawcza pozwala także na łatwiejszy i szybszy obieg i prace na d dokumentami. Łatwiejsza jest także kontrola stanu pracy nad poszczególnymi projektami. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia gdzie znajduje się dany dokument i w jakim stopniu zaawansowania znajdują się prace nad nim. Elektroniczna skrzynka podawcza zwiększa również poziom bezpieczeństwa danych. Poza tym wszyscy uzyskuje się możliwość długookresowego archiwizowania dokumentów elektronicznych oraz natychmiastowego backupu danych. Elektroniczna skrzynka podawcza daje również możliwość automatycznej kategoryzacji (rozdzielnik wg spraw) wpływających danych i rozdział ich w ustalone miejsca wewnętrznych systemów organizacji. Przynosi także większą skalowalność oraz dobrą wydajność całego systemu obiegu dokumentów.

Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy nie tylko łatwy sposób na pozbycie się  papierowego balastu ale również oszczędzamy sporo pieniędzy które musielibyśmy przeznaczyć na wszystkie sprawy powiązane z tradycyjnym przechowywaniem dokumentów. Takie archiwizowanie dokumentów poprawia również obieg informacji w firmie. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego systemu zyskujemy możliwość łatwego dostępu do najważniejszych dokumentów i danych. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów posiada również inne zalety. Dobry program do wystawiania faktur poprawia ich bezpieczeństwo. Sami ustalamy jakie osoby mają do nich dostęp i co mogą z danym dokumentem uczynić. Oprogramowanie służące do archiwizowania dokumentów zapisuje również historię zmian w dokumencie, dzięki czemu możemy w każdej chwili prześledzić jakie czynności wykonywała dana osoba na konkretnym dokumencie. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów ma też inny plus – do dokumentów mogą mieć dostęp wszyscy użytkownicy systemu. Na dodatek firma może korzystać z rozwiązań tego typu na zasadach business process outsourcing .

Cała idea oprogramowania czy też systemu informatycznego nazywanego e-urząd polega nie tylko na samej wygodzie dla jego użytkowników – czyli wszystkich obywateli, ale również na znacznemu usprawnieniu pracy urzędów. Dzięki wykorzystaniu internetu wszelkie pisma, wnioski, druki do urzędów mogą być przesyłane 24 godziny na dobę. Co więcej druki te mogą być przetwarzane – zarządzanie dokumentami odbywa się bowiem przez specjalne oprogramowanie. Jednak na przeszkodzie urzędom staje kilka rzeczy. Jedną z nich są procedury wydawania decyzji, którą w niektórych przypadkach są bardzo skomplikowane. Druga rzecz to uwierzytelnianie dokumentów i ich nadawcy. Podpis elektroniczny nie jest popularny, jest natomiast w większości przypadków konieczny, aby wysyłane przez petentów dokumenty były traktowane tak, jakby były przez nich podpisywane osobiście i ręcznie.

Te problemy nie oznaczają jednak tego, iż elektroniczna administracja wogóle nie postępuje. Na większości stron internetowych urzędów w Polsce dostępne są do pobrania formularze wniosków, które trzeba wypełnić, by załatwić określone sprawy. Jednak wypełniony wniosek trzeba będzie zanieść osobiście do urzędu. W przypadku posiadania podpisu cyfrowego w postaci certyfikatu kwalifikowanego formularz wystarczy wysłać drogą elektroniczną. Dla tych wszystkich, którzy zainwestowali lub zainwestują w podpis elektroniczny stworzone zostały tzw. elektroniczne skrzynki podawcze.

Ważnym składnikiem całego rozwiązania jest system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na efektywne zarządzanie nadsyłanymi dokumentami, dzięki czemu czas oczekiwania na przyjęcie, obieg dokumentu i odpowiedź jest skracany do minimum. Oczywiście zyskuje na tym obsługa klienta, a sam klient z pewnością jest o wiele bardziej zadowolony, gdyż nie musi stać kilkudziesięciu minut w kolejkach „do okienka”.