Komunikacja według standardu EDIFACT składa się z kliku etapów. Pierwszym z nich jest przygotowanie danych do dokumentu, następnie plik z tymi danymi jest tłumaczony na format właściwy dla EDIFACT. Po takiej obróbce dokument wysyłany jest do skrzynki nadawczej po to by potem trafić do skrzynki odbiorczej adresata. Gdy trafi on już tam, wszystkie wspomniane czynności dokonują się w odwrotnej kolejności. Ostatecznie adresat otrzymuje zestaw czytelnych dla niego informacji. Jak widać proces komunikacji w tym systemie jest dość prosty i posiada przy tym zalety takie jak redukcja kosztów i oszczędność czasu.

Cała idea oprogramowania czy też systemu informatycznego nazywanego e-urząd polega nie tylko na samej wygodzie dla jego użytkowników – czyli wszystkich obywateli, ale również na znacznemu usprawnieniu pracy urzędów. Dzięki wykorzystaniu internetu wszelkie pisma, wnioski, druki do urzędów mogą być przesyłane 24 godziny na dobę. Co więcej druki te mogą być przetwarzane – zarządzanie dokumentami odbywa się bowiem przez specjalne oprogramowanie. Jednak na przeszkodzie urzędom staje kilka rzeczy. Jedną z nich są procedury wydawania decyzji, którą w niektórych przypadkach są bardzo skomplikowane. Druga rzecz to uwierzytelnianie dokumentów i ich nadawcy. Podpis elektroniczny nie jest popularny, jest natomiast w większości przypadków konieczny, aby wysyłane przez petentów dokumenty były traktowane tak, jakby były przez nich podpisywane osobiście i ręcznie.

Te problemy nie oznaczają jednak tego, iż elektroniczna administracja wogóle nie postępuje. Na większości stron internetowych urzędów w Polsce dostępne są do pobrania formularze wniosków, które trzeba wypełnić, by załatwić określone sprawy. Jednak wypełniony wniosek trzeba będzie zanieść osobiście do urzędu. W przypadku posiadania podpisu cyfrowego w postaci certyfikatu kwalifikowanego formularz wystarczy wysłać drogą elektroniczną. Dla tych wszystkich, którzy zainwestowali lub zainwestują w podpis elektroniczny stworzone zostały tzw. elektroniczne skrzynki podawcze.

Ważnym składnikiem całego rozwiązania jest system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na efektywne zarządzanie nadsyłanymi dokumentami, dzięki czemu czas oczekiwania na przyjęcie, obieg dokumentu i odpowiedź jest skracany do minimum. Oczywiście zyskuje na tym obsługa klienta, a sam klient z pewnością jest o wiele bardziej zadowolony, gdyż nie musi stać kilkudziesięciu minut w kolejkach “do okienka”.

Systemy do zarządzania dokumentami to nie tylko EDI – oprogramowanie, które służy elektronicznej wymiany informacji. Systemy takie mogą służyć również do archiwizowania dokumentów papierowych. Czy są to dokumenty ubezpieczeniowe czy też faktury elektroniczne proces archiwizacji zaczyna się od skanowania dokumentów. Następnym etapem jest katalogowanie i indeksowanie (lub inaczej) etykietowanie dokumentów. Na tym etapie co raz częściej uzywa się dodatkowego oprogramowania OCR, które pozwala również rozpoznawać treść dokumentów co ma niebagatelne znaczenie. W tym przypadku system zarządzania archiwizowanymi dokumentami gromadzi dane o ich nazwach, autorach, rodzajach dokumentu i przypisuje je do pliku zawierającego zeskanowany dokument. Jest to niezbędne np. do szybkiego wyszukiwania danych lub treści. Systemy te – prócz elektronicznej wersji dokumentów – kontrolują również archiwizację ich papierowych wersji.