Dzięki łatwemu dostępowi do informacji osoby zarządzające poszczególnymi działami mogą podejmować bardziej trafne decyzji w krótszym czasie.  Z systemów workflow mogą korzystać  przedsiębiorcy działający praktycznie na każdym polu. Systemy tego typu można dostosować do każdego profilu firmy. Jednym z głównych elementów wdrożenia jest analiza  przedwdrożeniowa podczas której specjaliści zajmujący się implementacją systemu workflow analizują razem z przedstawicielami firmy jakie funkcjonalności są potrzebne danemu przedsiębiorstwu. Dzięki takiemu badaniu można sprecyzować dokładne warunki jakie powinno spełniać rozwiązanie workflow projektowane dla  tej firmy.

Na konferencji bardzo dokładnie zostały wytłumaczone takie pojęcia jak proces, workflow, które nie są pojęciami stricte biznesowymi. Procesy towarzyszą nam w życiu codziennym od porannej pobudki, przez pracę, aż po sen. Procesami są czynności, które wykonujemy i podejmowane przez nas decyzje. Procesy mieszają się w pojęciem workflow. Pojęcie „workflow” w dosłownym tłumaczeniu oznacza „przepływ pracy”. W kontekście systemów informatycznych oraz BPM workflow to procesy wykonywane przez użytkowników systemów w kolejnych krokach ich działań połączone z towarzyszącym im przepływem informacji, danych, dokumentów, którymi użytkownicy kierują się i sugerują przy podejmowaniu decyzji i podejmowaniu kolejnych procesów wchodzących w skład workflow.

Zarządzanie procesami lub całym workflow to właśnie process management. Jeśli zarządzanie dotyczy procesów biznesowych – w prosty sposób otrzymujemy Business Process Management, w skrócie BPM. Systemy BPM to potężne narzędzia służące do optymalizacji wszelkich procesów biznesowych zachodzących w firmie. Zwierają edytory do projektowania procesów workflow, narządzia do ich optymalizacji oraz moduły służące do kontroli zależności tychże procesów między sobą. Ilość procesów w firmie jest bardzo duża, czasem zachodzi potrzeba rozróżniania poszczególnych systemów BPM, które służą do obsługi poszczególnych procesów biznesowych. Do przykładowych rozszerzeń BPM można zaliczyć moduły Credit Process Management czy też Document Management System.