Sama nazwa EDIFACT jest skrótem od angielskiego zwrotu  Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport co w dokładnym tłumaczeniu znaczy Elektroniczna Wymiana Danych w Administracji, Handlu i Transporcie.  Zasady ujęty w EDIFACT obejmują zbiór standardów, przyjętych jako międzynarodowe, oraz podręczników i przewodników dla elektronicznej wymiany sformatowanych danych, w szczególności danych dotyczących handlu towarami i usługami, między niezależnymi systemami informatycznymi. Standardy te stanowią niejako złoty środek miedzy potrzebami i wymaganiami użytkowników różnych standardów narodowych i branżowych. Dlatego też EDIFACT jest niezmiernie złożony; wszak uwzględnia on potrzeby wszystkich grup użytkowników uczestniczących w ich tworzeniu.

Dzięki tej technologii nie trzeba za każdym razem przegrzebywać przepastnych szaf. Wszystkie dane w błyskawicznym tempie pojawiają się na ekranie naszego komputera. Ponadto elektroniczna archiwizacja dokumentów jest również bardzo ekonomicznym rozwiązaniem. Dzięki temu, że wszystkie dokumenty zapisane są w data center nie trzeba martwić się o przestrzeń biurową która mogłaby pełnić rolę archiwum. Ponieważ wszystkie dokumenty zapisane zostają w formie elektronicznej, zbędne stają się wydatki na papier i drukowanie setek dokumentów. Wszystkie informacje przybierają postać wiązki bitów zapisanych w data center. Archiwum elektroniczne to technologia bardzo bezpieczna. Ważne informacje chronione są przez zaawansowane zabezpieczenia. Te wszystkie cechy sprawiają, że elektroniczna archiwizacja dokumentów cieszy się coraz większa popularnością.