Sama nazwa EDIFACT jest skrótem od angielskiego zwrotu  Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport co w dokładnym tłumaczeniu znaczy Elektroniczna Wymiana Danych w Administracji, Handlu i Transporcie.  Zasady ujęty w EDIFACT obejmują zbiór standardów, przyjętych jako międzynarodowe, oraz podręczników i przewodników dla elektronicznej wymiany sformatowanych danych, w szczególności danych dotyczących handlu towarami i usługami, między niezależnymi systemami informatycznymi. Standardy te stanowią niejako złoty środek miedzy potrzebami i wymaganiami użytkowników różnych standardów narodowych i branżowych. Dlatego też EDIFACT jest niezmiernie złożony; wszak uwzględnia on potrzeby wszystkich grup użytkowników uczestniczących w ich tworzeniu.

Komunikacja według standardu EDIFACT składa się z kliku etapów. Pierwszym z nich jest przygotowanie danych do dokumentu, następnie plik z tymi danymi jest tłumaczony na format właściwy dla EDIFACT. Po takiej obróbce dokument wysyłany jest do skrzynki nadawczej po to by potem trafić do skrzynki odbiorczej adresata. Gdy trafi on już tam, wszystkie wspomniane czynności dokonują się w odwrotnej kolejności. Ostatecznie adresat otrzymuje zestaw czytelnych dla niego informacji. Jak widać proces komunikacji w tym systemie jest dość prosty i posiada przy tym zalety takie jak redukcja kosztów i oszczędność czasu.

Dzięki elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu dokumenty takie mają wartość taka samą jak te składane w tradycyjny sposób. Elektroniczna skrzynka podawcza pozwala także na łatwiejszy i szybszy obieg i prace na d dokumentami. Łatwiejsza jest także kontrola stanu pracy nad poszczególnymi projektami. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia gdzie znajduje się dany dokument i w jakim stopniu zaawansowania znajdują się prace nad nim. Elektroniczna skrzynka podawcza zwiększa również poziom bezpieczeństwa danych. Poza tym wszyscy uzyskuje się możliwość długookresowego archiwizowania dokumentów elektronicznych oraz natychmiastowego backupu danych. Elektroniczna skrzynka podawcza daje również możliwość automatycznej kategoryzacji (rozdzielnik wg spraw) wpływających danych i rozdział ich w ustalone miejsca wewnętrznych systemów organizacji. Przynosi także większą skalowalność oraz dobrą wydajność całego systemu obiegu dokumentów.

Systemy do zarządzania dokumentami to nie tylko EDI – oprogramowanie, które służy elektronicznej wymiany informacji. Systemy takie mogą służyć również do archiwizowania dokumentów papierowych. Czy są to dokumenty ubezpieczeniowe czy też faktury elektroniczne proces archiwizacji zaczyna się od skanowania dokumentów. Następnym etapem jest katalogowanie i indeksowanie (lub inaczej) etykietowanie dokumentów. Na tym etapie co raz częściej uzywa się dodatkowego oprogramowania OCR, które pozwala również rozpoznawać treść dokumentów co ma niebagatelne znaczenie. W tym przypadku system zarządzania archiwizowanymi dokumentami gromadzi dane o ich nazwach, autorach, rodzajach dokumentu i przypisuje je do pliku zawierającego zeskanowany dokument. Jest to niezbędne np. do szybkiego wyszukiwania danych lub treści. Systemy te – prócz elektronicznej wersji dokumentów – kontrolują również archiwizację ich papierowych wersji.