Systemy do zarządzania » archiwum elektroniczne

Rozwiązania informatyczne wspierające procesy magazynowe

admin — Thu, 06 Oct 2011 13:46:57 +0000

Profesjonalny program magazynowy to jeden z podstawowych elementów systemu informatycznego w przedsiębiorstwach korzystających z przestrzeni magazynowej. Dzięki wdrożeniu takiego systemu pracownicy firmy mogą w prosty i intuicyjny sposób tworzyć dokumenty magazynowe takie jak: PZ – przyjęcie magazynowe, WZ – wydanie z magazynu, Zwrot do dostawcy (korekta PZ) ,Zwrot od odbiorcy (korekta WZ) ,RW – rozchód wewnętrzny ,PW – przychód wewnętrzny ,Korekta ,Przecena ,Przesunięcie międzymagazynowe ,Arkusz spisowy czy też Remanent.

Rozwiązania informatyczne wspierające procesy magazynowe to obecnie niemal standard na polskim rynku. Oprogramowanie magazynowe cieszy się tak dużą popularnością z wielu powodów. Takie aplikacje pozwalają przede wszystkim na przechowywanie i zarządzanie setkami tysięcy dokumentów. Program magazynowy umożliwia wprowadzenie porządku w całej dokumentacji dzięki wykorzystaniu archiwum elektronicznego. Za jego pomocą można efektywnie zarządzać ruchami magazynowymi, takimi jak na przykład dostawa i sprzedaż. Dzięki temu procesy magazynowe zyskują dużą klarowność i precyzyjność. Poza tym bez większych problemów można dokładnie przebieg oraz efekty prac wykonywanych w magazynie. Program magazynowy może oczywiście działać w sieci i współpracować z innymi rozwiązaniami stosowanymi w przedsiębiorstwie.

Przechowywanie faktur elektronicznych

admin — Wed, 07 Sep 2011 13:39:01 +0000

Przechowywanie faktur elektronicznych jest zdecydowanie prostsze od ich papierowych odpowiedników. Każda efaktura, tak jak wszystkie dokumenty handlowe, musi być przechowywana przez wyznaczony czasu. Polskie prawo szczegółowo reguluje sposoby przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Zasady te zawarte są w 8 rozdziale ustawy poświęconej ochronie danych. Artykuł 71 tego dokumentu instruuje, że dokumenty handlowe, takie jak elektroniczne faktury, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem.

Według artykułu 73, wspomnianej ustawy, elektroniczne faktury muszą być przechowywane w oryginalnej formie i odpowiednio określonym porządku. Poza tym powinny być podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze. Archiwum elektroniczne musi być zorganizowane w sposób pozwalający na łatwe i szybkie odnalezienie każdej efaktury. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zwykłe dokumenty handlowe mogą zostać zarchiwizowane w formie elektronicznej jeśli tylko kierownik danej jednostki wyrazi na to zgodę. Oczywiście każda faktura elektroniczna musi zostać zarchiwizowana tak aby w każdej chwili była możliwość jej wydruku.

Archiwum elektroniczne -klucz do płynnego obiegu dokumentów

admin — Thu, 15 Jul 2010 15:01:26 +0000

Dobre zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga sprawnego obiegu dokumentów. Jest to niejako krwiobieg firmy, jeśli nie będzie działał poprawnie, szybko odbije się to na kondycji całego przedsiębiorstwa. Ważne jest aby archiwum zakładowe również działało bez zarzutu. Zdecydowana większość dużych firm działających na rynku już dawno temu wdrożyło archiwum elektroniczne. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarządzanie archiwizacją dokumentów staje się dużo bardziej prostsze i efektywne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów przynosi wiele niezaprzeczalnych korzyści dla firmy. Po pierwsze pozwala uzyskać łatwy dostęp do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów.

Dzięki tej technologii nie trzeba za każdym razem przegrzebywać przepastnych szaf. Wszystkie dane w błyskawicznym tempie pojawiają się na ekranie naszego komputera. Ponadto elektroniczna archiwizacja dokumentów jest również bardzo ekonomicznym rozwiązaniem. Dzięki temu, że wszystkie dokumenty zapisane są w data center nie trzeba martwić się o przestrzeń biurową która mogłaby pełnić rolę archiwum. Ponieważ wszystkie dokumenty zapisane zostają w formie elektronicznej, zbędne stają się wydatki na papier i drukowanie setek dokumentów. Wszystkie informacje przybierają postać wiązki bitów zapisanych w data center. Archiwum elektroniczne to technologia bardzo bezpieczna. Ważne informacje chronione są przez zaawansowane zabezpieczenia. Te wszystkie cechy sprawiają, że elektroniczna archiwizacja dokumentów cieszy się coraz większa popularnością.