Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy nie tylko łatwy sposób na pozbycie się  papierowego balastu ale również oszczędzamy sporo pieniędzy które musielibyśmy przeznaczyć na wszystkie sprawy powiązane z tradycyjnym przechowywaniem dokumentów. Takie archiwizowanie dokumentów poprawia również obieg informacji w firmie. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego systemu zyskujemy możliwość łatwego dostępu do najważniejszych dokumentów i danych. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów posiada również inne zalety. Dobry program do wystawiania faktur poprawia ich bezpieczeństwo. Sami ustalamy jakie osoby mają do nich dostęp i co mogą z danym dokumentem uczynić. Oprogramowanie służące do archiwizowania dokumentów zapisuje również historię zmian w dokumencie, dzięki czemu możemy w każdej chwili prześledzić jakie czynności wykonywała dana osoba na konkretnym dokumencie. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów ma też inny plus – do dokumentów mogą mieć dostęp wszyscy użytkownicy systemu. Na dodatek firma może korzystać z rozwiązań tego typu na zasadach business process outsourcing .