Podstawowym oprogramowaniem najczęściej spotykanym w średniej wielkości przedsiębiorstwach jest np. program magazynowy czy też program księgowy. Programy magazynowe służą np. do śledzenia zamówień towarów, produkcję, transport, zapotrzebowanie. Jedną z głównych zalet korzystania z programu księgowego  jest oszczędność czasu, co z kolei pozwala na skupienie swojej uwagi i energii na realizację innych zadań kluczowych dla firmy. Dodatkowo np. programy workflow pozwalają znacznie przyspieszyć obieg wszelkich dokumentów i informacji w firmie, przez co zwiększa się zarazem efektywność jej działań.

Do bardziej rozbudowanych systemów do zarządzania firmą należą systemy ERP. Na takie systemy najczęściej decydują się przedsiębiorstwa średnie i duże, zatrudniające od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników. Systemy klasy ERP najczęściej wiążą się ze sporym wydatkiem dla firmy, stąd musi to być wybór przemyślany. Jednak korzyści płynące z korzystania z systemu ERP w przedsiębiorstwie są zwykle bardzo duże zarówno dla użytkowników tych systemów jak i rzecz jasna całej firmy. Systemy te służą do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, poprawiają zatem jakość usługi i zwiększają efektywność i wydajność firmy. Ponieważ z tej klasy oprogramowania może korzystać jednocześnie wiele osób w różnoraki sposób. Oprogramowanie ERP może zostać zintegrowane praktycznie z każdym innym systemem działającym w firmie co umożliwia m.in. poprawienie procesów workflow w jej obrębie.

Cała idea oprogramowania czy też systemu informatycznego nazywanego e-urząd polega nie tylko na samej wygodzie dla jego użytkowników – czyli wszystkich obywateli, ale również na znacznemu usprawnieniu pracy urzędów. Dzięki wykorzystaniu internetu wszelkie pisma, wnioski, druki do urzędów mogą być przesyłane 24 godziny na dobę. Co więcej druki te mogą być przetwarzane – zarządzanie dokumentami odbywa się bowiem przez specjalne oprogramowanie. Jednak na przeszkodzie urzędom staje kilka rzeczy. Jedną z nich są procedury wydawania decyzji, którą w niektórych przypadkach są bardzo skomplikowane. Druga rzecz to uwierzytelnianie dokumentów i ich nadawcy. Podpis elektroniczny nie jest popularny, jest natomiast w większości przypadków konieczny, aby wysyłane przez petentów dokumenty były traktowane tak, jakby były przez nich podpisywane osobiście i ręcznie.

Te problemy nie oznaczają jednak tego, iż elektroniczna administracja wogóle nie postępuje. Na większości stron internetowych urzędów w Polsce dostępne są do pobrania formularze wniosków, które trzeba wypełnić, by załatwić określone sprawy. Jednak wypełniony wniosek trzeba będzie zanieść osobiście do urzędu. W przypadku posiadania podpisu cyfrowego w postaci certyfikatu kwalifikowanego formularz wystarczy wysłać drogą elektroniczną. Dla tych wszystkich, którzy zainwestowali lub zainwestują w podpis elektroniczny stworzone zostały tzw. elektroniczne skrzynki podawcze.

Ważnym składnikiem całego rozwiązania jest system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na efektywne zarządzanie nadsyłanymi dokumentami, dzięki czemu czas oczekiwania na przyjęcie, obieg dokumentu i odpowiedź jest skracany do minimum. Oczywiście zyskuje na tym obsługa klienta, a sam klient z pewnością jest o wiele bardziej zadowolony, gdyż nie musi stać kilkudziesięciu minut w kolejkach “do okienka”.

W dzisiejszym świecie, ERP jest uznawany za cenne oprogramowanie, które zapewnia większą przejrzystość i efektywność pracy szczególnie w bardzo dużych przedsiębiorstwach. Można łatwo sprawdzić dokładny stan wszystkich działań i procesów biznesowych zachodzacych w firmie.

Użytkownik takiego systemu ERP może łatwo przeprowadzić transakcję i obliczyć jej ewentualny wpływ na dalsze procesy. Za pomocą tego systemu mozliwe jest właściwe prowadzenie archiwum zakładowego, przechowywanie dokumentacji produkcji, zapasów, zamówień, fakturowanie i księgowanie rzeczywistej sprzedaży mogą być rejestrowane dokładnie i zmniejsza szanse w znacznym stopniu na występowanie różnych błędów.

Powstaje zatem pytanie jakie czynniki brać pod uwagę przy wyborze takiego systemu ERP oraz dostawcy tego systemu? Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na funkcjonalność samego systemu. Mimo, iż pewne parametry są ustalone “na sztywno” jego funkjconalność nie powinna znacznie odbiegać od standardowego oprogramowania ERP dla firm. Drugim czynnikiem branym pod uwagę powinna być możliwość rozbudowy systemu. Te dwie kwestie są najbardziej kluczowe, aby zapewnić dobre zarządzanie firmą z możliwością elastycznego dopasowania zintegrowanego systemu do potrzeb przedsiębiorstwa.

Podobnie jak np. zarządzanie magazynem wymaga odpowiedniej aplikacji komputerowej, którą jest specjalne oprogramowanie magazynowe, tak i strategie ECR wymagają odpowiedniego systemu do zarządzania wszystkimi działaniami. W przypadku ECR nie jest to jednak jeden duży system, lecz najczęściej są to poszczególne moduły oprogramowania, które razem wspólnie tworzą zintegrowaną sieć aplikacji pozwalającą efektywnie zarządzać produktami.

Główne elementy strategii ECR dzielą się na podstawowe cztery obszary, do których należy zarządzanie popytem, zarządzanie dostawami, technologie wspierające oraz integracja dostaw i oprogramowania wspomagającego te dostawy. W skład tego typu oprogramowania wchodzą np. systemy EDI, system dystrybucji towarów, programy do fakturowania, bazy danych (hurtownie danych) i wiele innych.

Systemy do zarządzania dokumentami to nie tylko EDI – oprogramowanie, które służy elektronicznej wymiany informacji. Systemy takie mogą służyć również do archiwizowania dokumentów papierowych. Czy są to dokumenty ubezpieczeniowe czy też faktury elektroniczne proces archiwizacji zaczyna się od skanowania dokumentów. Następnym etapem jest katalogowanie i indeksowanie (lub inaczej) etykietowanie dokumentów. Na tym etapie co raz częściej uzywa się dodatkowego oprogramowania OCR, które pozwala również rozpoznawać treść dokumentów co ma niebagatelne znaczenie. W tym przypadku system zarządzania archiwizowanymi dokumentami gromadzi dane o ich nazwach, autorach, rodzajach dokumentu i przypisuje je do pliku zawierającego zeskanowany dokument. Jest to niezbędne np. do szybkiego wyszukiwania danych lub treści. Systemy te – prócz elektronicznej wersji dokumentów – kontrolują również archiwizację ich papierowych wersji.

Zarządzanie łańcuchem dzięki ECR skupia się nie na poszczególnych jego ogniwach lecz całościowo na kanale przepływu towarów. Zyskuje na tym każde ogniwo łańcucha a jednocześnie podnosi znacznie wydajność całego systemu. Dzięki temu dystrybucja produktów stoi na wyższym poziomie. Kolejnymi znacznymi plusami stosowania strategii ECR jest zmniejszanie poziomu zalegających zapasów np. w magazynach oraz zmniejszanie kapitałów, który jest angażowany w przepływ towarów.

Do maksymalnej wydajności i skrócenia czasu przepływu towarów w łańcuchu wymagane jest od poszczególnych ogniw dobre zarządzanie, które wymaga specjalnie przeznaczonych do tego celu systemów informatycznych. Z tego powodu strategia ECR jest zwykle wspomagana takimi systemami jak np. DMS (Document Management System) czy też zintegrowane ze sobą program do fakturowania i systemy EDI, które znacznie przyspieszają wymianę dokumentów takich jak umowy, faktury itd. na linii producent-dystrybutor-sprzedawca. Efektywne zarządzania przyczynia się zmniejszenia kosztów w całym obrocie towarem – klienci otrzymują dzięki temu produkty po niższej cenie.

Oczywiście obecnie wiele sklepów zmienia tę sytuację wdrażając multipartnerskie programy lojalnościowe, dzięki którym wszelkie informacje na temat konsumentów są przechowywane w systemie. By zapewnić dobrą identyfikację klienta najczęściej stosuje się karty lojalnościowe lub tzw. karty klienta. W takich programach lojalnościowych stosuje się dość popularne schematy lojalnościowe, które – mimo, że często stosowane – mogą się poszczycić dobrą efektywnością. Jednak sam nawet najbardziej sprawdzony multipartnerski program lojalnościowy nie wystarczy by zaskarbić sobie klienta na lata działalności. Klient to “też” człowiek i załatwianie go tylko przez systemy informatyczne, które raczej ciężko podejrzewać o indywidualne podejście do klienta, niczego nie zmieni. Dobrze i umiejętnie wykorzystane mogą jednak znacznie ułatwić budowanie lojalności kleintów.

Również w latach 80. rodzą się wkońcu formalne wymagania odnoszące się do oprogramowania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwami. Ostatecznej kategoryzacji i ustalenia wymagań formalnych do systemów MRP II/ERP dokonano w 1989 roku kiedy to amerykańska organizacja APICS ujęła wymagania w formalne ramy. Dzięki APICS stworzono standard, do którego później mógł odwołać się każdy menadżer zarządzający firmą. Choć było to już rok 1989 nie należy zapominać, że systemy wspierające zarządzanie produkcją oraz logistyką pojawiały się już w latach 1970. Nie objęte jednak żadnymi ramami po pewnym czasie stawały się mało skuteczne. Jak nietrudno już później zauważyć – postulaty APICS wyraźnie pokazały, że głównym celem poszukiwać nowoczesnych systemów informatycznych dla firm będzie właśnie obszar produkcji i logistyki.

Czytaj dalej historię systemów ERP >>

Zarządzanie to obejmuje identyfikację, mierzenie oraz kontrolowanie ryzyka, które zagraża firmie. Celem takich działań jest maksymalne ograniczenie zagrożeń i zabezpieczenie firmy przed skutkami ryzyka. Mniejsze firmy oraz przedsiebiorstwa działające na mniejszą skalę nie odczuwają zwykle większych zagrożeń. Oczywiste jest, że im większą działalność zakrojona naszeroką skalę prowadzi firma, tym większe jest ryzyko strat w razie jakichkolwiek niepowodzeń.

System do zarządzania ryzykiem jest zatem niezbędny w dużych korporacjach. Umiejętne kotrolowanie ryzyka rynkowego portfela inwestycyjnego nietylko zabezpiecza firmę przed niekorzystnymi wpływami wahań rynkowych, ale również powoduje wzrost konkurencyjności. Systemy do zarządzania ryzykiem eliminują w pewnym stopniu wpływ niekorzystnych zmian czynników rynkowych na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Rozwiązania informatyczne służące do tego celu kształtują również sposoby organizacji pracy i wpływają na wzrost wydajności firmy.

Przeczytaj również:o umiejętnym zarządzaniu sprzedażą w firmie.