Istotne jest również to aby podczas takiego szkolenia IT nie skupiać się na  transakcjach systemowych ale na procesach biznesowych zachodzących w danej firmie. Kursy szkoleniowe z obsługi systemów ERP muszą więc zapewniać uczestnikom możliwość zdobycia wiedzy która osadzona jest w w kontekście codziennej pracy jaką oni wykonują. Wszak prowadzenie firmy nie ogranicza się do przeprowadzania odpowiednich operacji w systemie. Tego typu szkolenia informatyczne powinny przekazywać wiedzę na temat nowych metod działania tak  aby jak najczęściej nawiązywać do starych procesów, które panowały w przedsiębiorstwie przed wdrożeniem systemu ERP. Pracownicy firmy mają najczęściej sporo problemów z przestawieniem się na nowe sposoby działania a taka taktyka to dobry sposób na płynne przejście do nowych, bardziej efektywnych zasad. Każda firma przymierzająca się do wdrożenia powinna wysłać na szkolenia IT pracownika który będzie zajmował się później szkoleniem innych użytkowników systemu. Taki wewnętrzny specjalista może rozwiązać wiele problemów i ułatwić skomplikowany proces wdrożenia.

Komunikacja według standardu EDIFACT składa się z kliku etapów. Pierwszym z nich jest przygotowanie danych do dokumentu, następnie plik z tymi danymi jest tłumaczony na format właściwy dla EDIFACT. Po takiej obróbce dokument wysyłany jest do skrzynki nadawczej po to by potem trafić do skrzynki odbiorczej adresata. Gdy trafi on już tam, wszystkie wspomniane czynności dokonują się w odwrotnej kolejności. Ostatecznie adresat otrzymuje zestaw czytelnych dla niego informacji. Jak widać proces komunikacji w tym systemie jest dość prosty i posiada przy tym zalety takie jak redukcja kosztów i oszczędność czasu.

Dzięki elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu dokumenty takie mają wartość taka samą jak te składane w tradycyjny sposób. Elektroniczna skrzynka podawcza pozwala także na łatwiejszy i szybszy obieg i prace na d dokumentami. Łatwiejsza jest także kontrola stanu pracy nad poszczególnymi projektami. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia gdzie znajduje się dany dokument i w jakim stopniu zaawansowania znajdują się prace nad nim. Elektroniczna skrzynka podawcza zwiększa również poziom bezpieczeństwa danych. Poza tym wszyscy uzyskuje się możliwość długookresowego archiwizowania dokumentów elektronicznych oraz natychmiastowego backupu danych. Elektroniczna skrzynka podawcza daje również możliwość automatycznej kategoryzacji (rozdzielnik wg spraw) wpływających danych i rozdział ich w ustalone miejsca wewnętrznych systemów organizacji. Przynosi także większą skalowalność oraz dobrą wydajność całego systemu obiegu dokumentów.

Przerwanie produkcji i wystąpienie paraliżu organizacyjnego implikują niewypełnienie zobowiązań wobec klientów. Wśród pracowników spadają morale, nasi kontrahenci i klienci tracą do nas zaufani i finalnie zaczynamy tracić ważne kontrakty. Aby tego uniknąć możemy skorzystać z usług Disaster Recovery Center. Pozwoli nam to solidnie zabezpieczyć firmę przed takimi niepożądanymi zdarzeniami. Disaster Recovery Center stworzone jest do zapobiegania i przezwyciężania sytuacji kryzysowych. Dzięki takiej usłudze podczas newralgicznego momentu możemy wznowić najbardziej kluczowe dla firmy procesy. W ramach usługi Disaster Recovery Center przegotowywana jest infrastruktura która w razie wystąpienia sytuacji kryzysowej , przejmie najważniejsze procesy które nie mogły zostać zrealizowane. Przygotowania do wprowadzenia DRC trwają trochę czasu ale dzięki temu rozwiązaniu zyskujemy komfort bezpieczeństwa produkcji. Takie zabezpieczenie przed efektami katastrofy powinno być uwzględnione w strategi każdej wiekszej firmy. Wszak lepiej dmuchać na zimne.

Nieustannie przeprowadzane są konsultacje, ciągle tworzy się nowe plany. Poza tym systemy do zarządzania sprawiają, że niezbędna jest zmiana  organizacji pracy pracowników firmy. Aby wdrożenie odniosło sukces koniecznie musi zajść szereg zmian w ich pracy. Dlatego bardzo istotne jest aby wszystkie zatrudnione osoby wiedziały o wprowadzaniu systemu ERP i miały świadomość tego jakie ma to dla nich konsekwencje. Systemy do zarządzania będą  działać w pełni tylko wtedy jeśli w ich wdrażaniu będą brać udział wszyscy pracownicy.

Podczas szukania profesjonalnej pomocy w wdrożeniu warto pamiętać o tym , że niekoniecznie na czele projektu musi stać specjalista IT. Z reguły takie osoby żądają pokaźnych kwot za pomoc przy wdrożeniach systemów ERP. Trochę niej kosztowne są usługi zawodowych konsultantów ERP. Są oni specjalnie wyszkoleni we wdrażaniu takich. systemów. Najczęściej przedsiębiorstwa korzystają z usług dostawców systemów ERP oraz  firm konsultingowych które mają już spore doświadczenie na obszarze implementacji takich programów.  Można wyróżnić trzy rodzaje usług świadczonych przy wdrażaniu systemów ERP, mianowicie consulting, dostosowanie i obsługa techniczna. Usługi doradcze przydają się przede  wszystkim w początkowej fazie wdrożenia nowego systemu.

Konsultanci pomagają wtedy przystosować firmę do nowego oprogramowania. Przeprowadzają szkolenia dotyczące systemu, uczą jak poprawić efektywność  w danej firmie i usprawnić workflow. Osoby świadczące usługi dostosowawcze zajmują się poszerzeniem możliwości nowego systemu ERP.

Tworzą również nowe interfejsy umożliwiając w ten sposób zmianę sposobu wykorzystania systemu. Są one potrzebne ponieważ zazwyczaj systemy ERP obsługują dużo podstawowych procedur ale trzeba je nieznacznie przekształcać po to by móc rozciągnąć ich działanie również na nowe potrzeby firmy. Ostatnim typem usług jest obsługa techniczne czyli usługi wsparcia i utrzymania systemów ERP.

Podstawowym oprogramowaniem najczęściej spotykanym w średniej wielkości przedsiębiorstwach jest np. program magazynowy czy też program księgowy. Programy magazynowe służą np. do śledzenia zamówień towarów, produkcję, transport, zapotrzebowanie. Jedną z głównych zalet korzystania z programu księgowego  jest oszczędność czasu, co z kolei pozwala na skupienie swojej uwagi i energii na realizację innych zadań kluczowych dla firmy. Dodatkowo np. programy workflow pozwalają znacznie przyspieszyć obieg wszelkich dokumentów i informacji w firmie, przez co zwiększa się zarazem efektywność jej działań.

Do bardziej rozbudowanych systemów do zarządzania firmą należą systemy ERP. Na takie systemy najczęściej decydują się przedsiębiorstwa średnie i duże, zatrudniające od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników. Systemy klasy ERP najczęściej wiążą się ze sporym wydatkiem dla firmy, stąd musi to być wybór przemyślany. Jednak korzyści płynące z korzystania z systemu ERP w przedsiębiorstwie są zwykle bardzo duże zarówno dla użytkowników tych systemów jak i rzecz jasna całej firmy. Systemy te służą do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, poprawiają zatem jakość usługi i zwiększają efektywność i wydajność firmy. Ponieważ z tej klasy oprogramowania może korzystać jednocześnie wiele osób w różnoraki sposób. Oprogramowanie ERP może zostać zintegrowane praktycznie z każdym innym systemem działającym w firmie co umożliwia m.in. poprawienie procesów workflow w jej obrębie.

W dzisiejszym świecie, ERP jest uznawany za cenne oprogramowanie, które zapewnia większą przejrzystość i efektywność pracy szczególnie w bardzo dużych przedsiębiorstwach. Można łatwo sprawdzić dokładny stan wszystkich działań i procesów biznesowych zachodzacych w firmie.

Użytkownik takiego systemu ERP może łatwo przeprowadzić transakcję i obliczyć jej ewentualny wpływ na dalsze procesy. Za pomocą tego systemu mozliwe jest właściwe prowadzenie archiwum zakładowego, przechowywanie dokumentacji produkcji, zapasów, zamówień, fakturowanie i księgowanie rzeczywistej sprzedaży mogą być rejestrowane dokładnie i zmniejsza szanse w znacznym stopniu na występowanie różnych błędów.

Powstaje zatem pytanie jakie czynniki brać pod uwagę przy wyborze takiego systemu ERP oraz dostawcy tego systemu? Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na funkcjonalność samego systemu. Mimo, iż pewne parametry są ustalone “na sztywno” jego funkjconalność nie powinna znacznie odbiegać od standardowego oprogramowania ERP dla firm. Drugim czynnikiem branym pod uwagę powinna być możliwość rozbudowy systemu. Te dwie kwestie są najbardziej kluczowe, aby zapewnić dobre zarządzanie firmą z możliwością elastycznego dopasowania zintegrowanego systemu do potrzeb przedsiębiorstwa.

Podobnie jak np. zarządzanie magazynem wymaga odpowiedniej aplikacji komputerowej, którą jest specjalne oprogramowanie magazynowe, tak i strategie ECR wymagają odpowiedniego systemu do zarządzania wszystkimi działaniami. W przypadku ECR nie jest to jednak jeden duży system, lecz najczęściej są to poszczególne moduły oprogramowania, które razem wspólnie tworzą zintegrowaną sieć aplikacji pozwalającą efektywnie zarządzać produktami.

Główne elementy strategii ECR dzielą się na podstawowe cztery obszary, do których należy zarządzanie popytem, zarządzanie dostawami, technologie wspierające oraz integracja dostaw i oprogramowania wspomagającego te dostawy. W skład tego typu oprogramowania wchodzą np. systemy EDI, system dystrybucji towarów, programy do fakturowania, bazy danych (hurtownie danych) i wiele innych.

Systemy do zarządzania dokumentami to nie tylko EDI – oprogramowanie, które służy elektronicznej wymiany informacji. Systemy takie mogą służyć również do archiwizowania dokumentów papierowych. Czy są to dokumenty ubezpieczeniowe czy też faktury elektroniczne proces archiwizacji zaczyna się od skanowania dokumentów. Następnym etapem jest katalogowanie i indeksowanie (lub inaczej) etykietowanie dokumentów. Na tym etapie co raz częściej uzywa się dodatkowego oprogramowania OCR, które pozwala również rozpoznawać treść dokumentów co ma niebagatelne znaczenie. W tym przypadku system zarządzania archiwizowanymi dokumentami gromadzi dane o ich nazwach, autorach, rodzajach dokumentu i przypisuje je do pliku zawierającego zeskanowany dokument. Jest to niezbędne np. do szybkiego wyszukiwania danych lub treści. Systemy te – prócz elektronicznej wersji dokumentów – kontrolują również archiwizację ich papierowych wersji.