Dzięki tej technologii nie trzeba za każdym razem przegrzebywać przepastnych szaf. Wszystkie dane w błyskawicznym tempie pojawiają się na ekranie naszego komputera. Ponadto elektroniczna archiwizacja dokumentów jest również bardzo ekonomicznym rozwiązaniem. Dzięki temu, że wszystkie dokumenty zapisane są w data center nie trzeba martwić się o przestrzeń biurową która mogłaby pełnić rolę archiwum. Ponieważ wszystkie dokumenty zapisane zostają w formie elektronicznej, zbędne stają się wydatki na papier i drukowanie setek dokumentów. Wszystkie informacje przybierają postać wiązki bitów zapisanych w data center. Archiwum elektroniczne to technologia bardzo bezpieczna. Ważne informacje chronione są przez zaawansowane zabezpieczenia. Te wszystkie cechy sprawiają, że elektroniczna archiwizacja dokumentów cieszy się coraz większa popularnością.

Komunikacja według standardu EDIFACT składa się z kliku etapów. Pierwszym z nich jest przygotowanie danych do dokumentu, następnie plik z tymi danymi jest tłumaczony na format właściwy dla EDIFACT. Po takiej obróbce dokument wysyłany jest do skrzynki nadawczej po to by potem trafić do skrzynki odbiorczej adresata. Gdy trafi on już tam, wszystkie wspomniane czynności dokonują się w odwrotnej kolejności. Ostatecznie adresat otrzymuje zestaw czytelnych dla niego informacji. Jak widać proces komunikacji w tym systemie jest dość prosty i posiada przy tym zalety takie jak redukcja kosztów i oszczędność czasu.

Dzięki elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu dokumenty takie mają wartość taka samą jak te składane w tradycyjny sposób. Elektroniczna skrzynka podawcza pozwala także na łatwiejszy i szybszy obieg i prace na d dokumentami. Łatwiejsza jest także kontrola stanu pracy nad poszczególnymi projektami. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia gdzie znajduje się dany dokument i w jakim stopniu zaawansowania znajdują się prace nad nim. Elektroniczna skrzynka podawcza zwiększa również poziom bezpieczeństwa danych. Poza tym wszyscy uzyskuje się możliwość długookresowego archiwizowania dokumentów elektronicznych oraz natychmiastowego backupu danych. Elektroniczna skrzynka podawcza daje również możliwość automatycznej kategoryzacji (rozdzielnik wg spraw) wpływających danych i rozdział ich w ustalone miejsca wewnętrznych systemów organizacji. Przynosi także większą skalowalność oraz dobrą wydajność całego systemu obiegu dokumentów.

Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy nie tylko łatwy sposób na pozbycie się  papierowego balastu ale również oszczędzamy sporo pieniędzy które musielibyśmy przeznaczyć na wszystkie sprawy powiązane z tradycyjnym przechowywaniem dokumentów. Takie archiwizowanie dokumentów poprawia również obieg informacji w firmie. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego systemu zyskujemy możliwość łatwego dostępu do najważniejszych dokumentów i danych. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów posiada również inne zalety. Taki sposób przechowywania danych poprawia ich bezpieczeństwo. Sami ustalamy jakie osoby mają do nich dostęp i co mogą z danym dokumentem uczynić. Oprogramowanie służące do archiwizowania dokumentów zapisuje również historię zmian w dokumencie, dzięki czemu możemy w każdej chwili prześledzić jakie czynności wykonywała dana osoba na konkretnym dokumencie. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów ma też inny plus – do dokumentów mogą mieć dostęp wszyscy użytkownicy systemu.

Cała idea oprogramowania czy też systemu informatycznego nazywanego e-urząd polega nie tylko na samej wygodzie dla jego użytkowników – czyli wszystkich obywateli, ale również na znacznemu usprawnieniu pracy urzędów. Dzięki wykorzystaniu internetu wszelkie pisma, wnioski, druki do urzędów mogą być przesyłane 24 godziny na dobę. Co więcej druki te mogą być przetwarzane – zarządzanie dokumentami odbywa się bowiem przez specjalne oprogramowanie. Jednak na przeszkodzie urzędom staje kilka rzeczy. Jedną z nich są procedury wydawania decyzji, którą w niektórych przypadkach są bardzo skomplikowane. Druga rzecz to uwierzytelnianie dokumentów i ich nadawcy. Podpis elektroniczny nie jest popularny, jest natomiast w większości przypadków konieczny, aby wysyłane przez petentów dokumenty były traktowane tak, jakby były przez nich podpisywane osobiście i ręcznie.

Te problemy nie oznaczają jednak tego, iż elektroniczna administracja wogóle nie postępuje. Na większości stron internetowych urzędów w Polsce dostępne są do pobrania formularze wniosków, które trzeba wypełnić, by załatwić określone sprawy. Jednak wypełniony wniosek trzeba będzie zanieść osobiście do urzędu. W przypadku posiadania podpisu cyfrowego w postaci certyfikatu kwalifikowanego formularz wystarczy wysłać drogą elektroniczną. Dla tych wszystkich, którzy zainwestowali lub zainwestują w podpis elektroniczny stworzone zostały tzw. elektroniczne skrzynki podawcze.

Ważnym składnikiem całego rozwiązania jest system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na efektywne zarządzanie nadsyłanymi dokumentami, dzięki czemu czas oczekiwania na przyjęcie, obieg dokumentu i odpowiedź jest skracany do minimum. Oczywiście zyskuje na tym obsługa klienta, a sam klient z pewnością jest o wiele bardziej zadowolony, gdyż nie musi stać kilkudziesięciu minut w kolejkach “do okienka”.

Systemy do zarządzania dokumentami to nie tylko EDI – oprogramowanie, które służy elektronicznej wymiany informacji. Systemy takie mogą służyć również do archiwizowania dokumentów papierowych. Czy są to dokumenty ubezpieczeniowe czy też faktury elektroniczne proces archiwizacji zaczyna się od skanowania dokumentów. Następnym etapem jest katalogowanie i indeksowanie (lub inaczej) etykietowanie dokumentów. Na tym etapie co raz częściej uzywa się dodatkowego oprogramowania OCR, które pozwala również rozpoznawać treść dokumentów co ma niebagatelne znaczenie. W tym przypadku system zarządzania archiwizowanymi dokumentami gromadzi dane o ich nazwach, autorach, rodzajach dokumentu i przypisuje je do pliku zawierającego zeskanowany dokument. Jest to niezbędne np. do szybkiego wyszukiwania danych lub treści. Systemy te – prócz elektronicznej wersji dokumentów – kontrolują również archiwizację ich papierowych wersji.